Een van de meest voorkomende uitdagingen op dit moment voor degenen in de handel is overboeking. “Overboekt” klinkt goedaardig in vergelijking met de slapeloosheid-inducerende stress van het uit je hoofd trekken van drukte en niet in staat zijn om iemand te vinden met de juiste vaardigheden om je te helpen licht aan het einde van de tunnel te vinden.
Ik ben daar geweest. De foto hierboven is van Thanksgiving, 2011, toen ik de dag doorbracht met werken aan een grote opdracht met een te krappe deadline waar bijna niet over onderhandeld kon worden. Hier is een deel van wat ik heb geleerd over hoe je de lange dagen en angstige nachten kunt doorkomen, en voorkomen dat je ooit nog in een soortgelijke situatie terechtkomt.
1) Gebruik een contract en ontwerp het om mogelijke wijzigingen in uw planning mogelijk te maken
Een schriftelijke overeenkomst is essentieel. Ik ken vakgenoten die om verschillende redenen liever formele afspraken vermijden, maar ik waardeer ze als een duidelijke vorm van communicatie en een vastlegging van wat alle partijen hebben afgesproken.
Elk voorstel dat ik schrijf, bevat een sectie op schema, met een zin in de volgende trant:
“Zoals mijn schema er nu uitziet, verwacht ik dat ik aan je werk kan beginnen (vul je eigen gegevens in, zoals ‘de derde week van oktober’).” Ik voeg er altijd aan toe: “Maar vanwege de mogelijkheid van onvoorziene omstandigheden kan ik de start- of einddatum niet garanderen.” Als klanten willen dat ik hun werk doe, moeten ze het voorstel ondertekenen en dateren, dat eindigt met “Ik heb de bovenstaande voorwaarden, geschatte kosten en geschatte planning gelezen, begrijp en ga hiermee akkoord.” Op deze manier erkennen beide partijen, de klanten en ik, de details waarmee we in het voorstel instemmen, en mijn klanten bevestigen schriftelijk dat ze de voorwaarden hebben gelezen en begrepen. Ik moedig ze aan in een begeleidende e-mail om contact met mij op te nemen voordat ze ondertekenen, als ze vragen hebben.
Bij meer dan één gelegenheid heb ik terugverwezen naar een voorstel om mijn eigen geheugen op te frissen met betrekking tot details die wazig waren geworden tussen de tijd dat ik het voorstel schreef en de tijd dat ik klaar was om aan die baan te beginnen – meestal na maanden van werken aan anderen, elk met zijn eigen specifieke details, die allemaal het belang van een schriftelijke herinnering onderstrepen.
2) Vertragingen gebeuren
Vertragingen kunnen ontstaan door allerlei gebeurtenissen, van u (of iemand in uw gezin) ernstig ziek zijn tot weergerelateerde rampen of materiaaltekorten zoals die verband houden met de Covid-19-pandemie.
Wanneer vertragingen opduiken – of beter nog, zodra je ze aan de horizon ziet opdoemen – kun je het beste communiceren duidelijk en openhartig met uw klanten. Hoe eerder u de verwachting van vertraging deelt en de redenen daarvoor geeft, hoe groter de kans is dat uw klant het ongemak vriendelijk zal accepteren.
Geef uw klanten een weloverwogen schatting van hoe lang hun werk waarschijnlijk zal duren en wanneer u verwacht dat het klaar is. Blijf op de hoogte van updates, die hen eraan herinneren dat je hun meubels of kasten zo snel mogelijk wilt bezorgen. Ontoereikende communicatie over vertragingen leidt tot verlies van vertrouwen en is over het algemeen volledig te vermijden.
Hoewel het normaal is om stress en angst te voelen wanneer je wordt geconfronteerd met te veel druk (al dan niet gedeeltelijk door jezelf veroorzaakt), is er maar zoveel dat je kunt doen. Als u zelf rafelig werkt, is de klus misschien eerder geklaard, maar uw gezondheid kan eronder lijden. In bed liggen en niet kunnen slapen omdat je niet kunt stoppen met piekeren is nog minder nuttig; neem je voor om de volgende ochtend de zaken met je klant op een rijtje te zetten, haal diep adem en gebruik een beproefde methode zoals geleide meditatie of reiki-zelfbeoefening om je te helpen ontspannen.
3) Wees specifiek in je communicatie
Een vakman die ik ken, vertrouwde op een mondelinge overeenkomst voor een bepaalde klus in plaats van de overeenkomst op schrift te stellen. Nadat hij had besproken wat de klanten wilden, vertelde hij hen dat hij hun baan binnen een maand kon veranderen. Helaas volgde hij niet Ik zou in staat moeten zijn om de baan over een maand om te draaien met gebaseerd op hoe mijn schema er momenteel uitziet. Deze kwalificatie is belangrijk, omdat omstandigheden veranderen; in het beste geval bevindt u zich misschien midden in een baan van een maand wanneer die potentiële klant eindelijk klaar is om zich aan zijn baan te binden, waardoor die ommekeer van een maand waarschijnlijk onmogelijk wordt.
Het is ook een goed idee om een deadline te specificeren waarbinnen potentiële klanten zich moeten committeren aan de voorwaarden van het voorstel, zoals een notitie op de pagina met handtekeningen en een datum waarop staat “Dit voorstel (of contract) is geldig voor 30” (of 60, of 120, naar eigen goeddunken) “dagen vanaf de datum van schrijven.” Deze kwalificatie heeft veel geschillen met klanten voorkomen die maanden of jaren wachten om een beslissing te nemen.
Na twee jaar besloten de eerder genoemde vakmanklanten eindelijk groen licht te geven voor hun project. Ze waren niet blij te horen dat hij de baan niet binnen een maand zou kunnen omdraaien, omdat zijn agenda nu propvol was met enkele maanden werk voor andere mensen.
‘Maar dat is belachelijk’, denkt u. “Iedereen weet dat een overeenkomst maar voor een redelijke tijd geldig is, en dan moet je opnieuw onderhandelen.” Maar wie definieert “redelijk”? Waarom denkt iemand dat anderen hun gedachten kunnen lezen of op dezelfde manier kunnen denken als zij? En laten we niet vergeten dat, hoewel de meeste mensen (tenminste, de meeste mensen met wie ik te maken heb gehad) bereid zijn iemand het voordeel van de twijfel te geven en vriendelijk te handelen in het belang van de omgang met anderen, sommige klanten een pathologische behoefte hebben om vermaal alle anderen de grond in, of sla ze een beetje in het rond in een spelletje Kat en muis. Hoewel het voor mij persoonlijk moeilijk is om me voor te stellen dat iemand een vakman aanklaagt wegens het niet nakomen van een overeenkomst waarvan er geen fysiek of elektronisch document is, betekent dat niet dat het niet is gebeurd. En als je merkt dat je door zo iemand wordt geïntimideerd om hun baan in je toch al drukke schema te persen, kun je maar beter een scheermes bij de hand hebben; je hebt het misschien nodig om die laatste losse haren op te ruimen nadat je de andere 99% eruit hebt getrokken.
Nancy Hiller is een professionele meubelmaker die heeft geopereerd NR Hiller Design, Inc. sinds 1995. Haar meest recente boeken zijn: Engelse kunst- en ambachtsmeubels en Dingen laten werken, beide verkrijgbaar bij Nancy’s website.
Zakelijke verzekeringen zijn niet onderhandelbaar
De balans tussen werk en privé van een professional
Wat op te nemen in een schriftelijk werkvoorstel?